NEW[꾸다체크] 거래명세서란? 외상 거래에서 증빙으로 받아 두는 법과 세금계산서 차이
거래명세서는 거래한 품목과 수량을 정리해 상대에게 건네는 서류예요. 외상 거래라면 받는 쪽의 수령 확인을 남긴 명세서를 보관해 두세요. 다툼이 생겼을 때 거래 사실을 설명하는 데 도움이 될 수 있어요. 세금계산서와는 다른 서류예요.
그리고 명세서에 적힌 공급자의 사업자번호부터 맞는지 봐 두세요. 꾸다체크에서 사업자번호로 조회하면 국세청 기준 상태와 폐업일, 상호가 무료로 나와요.
이것만 기억하세요
- 거래명세서는 거래 내용을 정리한 서류예요. 세금계산서는 부가가치세법이 정한 별개의 서류예요.
- 외상이라면 날짜, 품목, 수량, 상호, 사업자번호를 적고, 받는 쪽 확인을 남겨 둬요.
- 명세서의 사업자번호를 세금계산서와 맞춰 보고, 꾸다체크로 거래처 상태를 확인해요.
거래명세서와 세금계산서는 무엇이 다른가요?
이 글에서 거래명세서는 거래한 품목과 수량을 정리해 건네는 서류를 말해요. 거래명세표라고 부르는 곳도 있어요. 둘은 같은 뜻으로 보면 돼요.
세금계산서는 달라요. 부가가치세법이 정한 서류예요. 사업자가 과세되는 물건이나 서비스를 팔면 받는 쪽에게 발급하는 것이 원칙이에요. 부가가치세가 면제되는 거래는 빠져요. 그 밖의 예외도 있어요.
세금계산서에는 법이 정한 항목이 있어요. 대표적으로 아래가 들어가요. 그 밖에 시행령이 정한 항목도 있어요.
- 공급하는 사업자의 등록번호와 이름(또는 상호)
- 공급받는 자의 등록번호(사업자가 아니거나 등록한 사업자가 아니면 정해진 고유번호 등)
- 공급가액과 부가가치세액
- 작성 연월일
| 구분 | 거래명세서 | 세금계산서 |
|---|---|---|
| 성격 | 거래 내용 정리 | 법이 정한 서류 |
| 적는 항목 | 거래처와 협의 | 법이 정한 항목 |
법인사업자와 정해진 개인사업자는 전자세금계산서를 발급해야 해요. 발급 시기도 법이 정해요. 재화 또는 용역의 공급시기에 발급하는 것이 원칙이에요. 예외로 달리 발급할 수 있는 경우도 있어요.
명세서 항목은 거래처와 협의해 맞추세요.
외상 거래 명세서에는 무엇을 적어 두나요?
거래명세서의 양식은 거래처와 맞춰 정하는 경우가 많아요. 외상이라면 아래 여섯 가지 항목을 채워 보세요.
- 거래한 날짜
- 품목과 수량
- 공급하는 쪽의 상호와 사업자번호
- 받는 쪽의 상호와 사업자번호
- 외상 거래라는 표시와 대금 지급 예정일
- 받는 사람의 이름과 확인(서명이나 답장 등)
예를 들어 볼게요. 3월 10일에 물건을 보내고 명세서를 건넸어요. 받는 쪽 담당자가 "잘 받았습니다"라고 문자로 답했어요. 그 문자와 명세서를 함께 보관하면 거래 사실을 설명하기 쉬워요. 설명용 예시예요.
금액 칸은 거래처와 정한 대로 적으면 돼요.
외상 대금 다툼에 대비해 어떻게 받아 두나요?
적는 것만큼 받는 쪽 확인을 남기는 것이 중요해요. 한쪽이 혼자 만든 서류는 상대가 "그런 적 없다"고 하면 설명이 어려울 수 있어요.
- 명세서에 받는 쪽 확인(서명이나 도장)을 받아요.
- 서명을 못 받으면 보낸 날짜와 내용을 문자나 메신저로 보내고 답을 남겨 둬요.
- 명세서 파일과 보낸 기록을 같은 폴더에 모아 둬요.
- 나중에 고치면 고친 날짜와 이유를 남겨요.
대금이 밀리면 먼저 명세서와 기록을 모아 거래처에 지급을 요청하세요. 이 서류들이 확실한 승소나 회수를 보장하지는 않아요. 다툼이 커지면 법률 전문가와 상의하세요.
명세서의 사업자번호로 거래처를 어떻게 확인하나요?
명세서에 공급하는 쪽의 사업자번호가 적혀 있다면, 이 번호를 두 서류와 대조하고, 꾸다체크로 조회해 보세요.
- 세금계산서에 적힌 공급자 등록번호와 같은지 봐요. 세금계산서에는 공급하는 사업자의 등록번호가 법으로 정해져 들어가요.
- 계약서나 견적서의 상호와 번호가 같은지 봐요.
- 꾸다체크에 번호를 넣어 상태를 확인해요.
꾸다체크에서는 국세청 기준 상태(계속·휴업·폐업)와 과세유형, 폐업일, 상호를 무료로 볼 수 있어요. 홈 검색창은 상호명으로도 검색돼요. 같은 상호가 여러 곳일 수 있으니 번호로 보는 게 정확해요.
예를 들어 볼게요. 명세서의 상호는 같은데 번호가 계약서와 달라요. 이럴 때는 같은 이름의 다른 사업자일 수 있어요. 거래처에 먼저 물어보세요. 설명용 예시예요.
조회 결과 하나로 거래처가 안전하다거나 위험하다고 말할 수는 없어요. 연체정보는 신용정보회사 자료를 바탕으로 해요. 유료 신용 조회로 볼 수 있고, 평판을 남기면 연체정보를 무료로 확인할 수 있어요. 거래 평판은 사업자 간 거래 경험이고, 평판이 등록되지 않은 사업자가 아직 많아요. 둘은 다른 정보예요.
지금 할 일
오늘 정리는 한 줄이에요. 명세서에 여섯 가지 항목을 적고, 받는 쪽 확인을 남기고, 사업자번호는 꾸다체크로 확인해요.
- 명세서의 공급자 사업자번호를 꾸다체크로 조회해 상태와 폐업일을 확인해요.
- 명세서의 상호와 번호를 세금계산서와 계약서에 적힌 것과 맞춰 봐요.
- 여섯 가지 항목이 모두 있는지 점검해요.
- 받는 쪽 확인을 서명이나 문자로 남겨 둬요.
- 명세서와 확인 기록을 한 곳에 모아 보관해요.
번호만 있으면 돼요. 꾸다체크에서 거래처 상태와 폐업일을 확인한 뒤에 거래 조건을 정해 보세요.
자주 묻는 것
거래명세서는 어떤 양식으로 써야 하나요? 세금계산서는 부가가치세법이 기재 항목을 정해 두었어요. 거래처와 협의해 맞춘 양식으로 쓰세요. 꼭 넣어야 하는 항목이 따로 있는지는 세무사에게 확인하세요.
거래명세서와 세금계산서는 둘 다 필요한가요? 성격이 달라요. 세금계산서는 과세되는 거래에서 원칙적으로 법에 따라 발급하는 서류예요. 거래명세서는 거래 내용을 정리하는 서류예요. 어떤 거래에 무엇이 필요한지는 세무사에게 확인하세요.
거래명세서에 사업자번호를 꼭 적어야 하나요? 적어 두면 좋아요. 나중에 세금계산서나 계약서와 맞춰 보고 거래처를 확인할 수 있어요.
명세서의 사업자번호로 폐업 여부를 알 수 있나요? 꾸다체크에서 번호로 조회하면 국세청 기준 상태와 폐업일을 무료로 볼 수 있어요.
이 글은 참고용 정보예요. 정확한 내용은 해당 기관이나 세무사·변호사 등 전문가에게 확인해 주세요.