[꾸다체크] 식자재 발주 방법 5가지, 식당에 맞는 방식 고르기와 거래명세서 보관

식당 운영에서 식자재 발주는 매일 반복되는 일이에요. 어떤 식자재 발주 방법을 쓰느냐에 따라 주문 실수, 재고 관리, 기록 남기기가 달라져요. 많이 쓰는 방법 5가지와 고르는 기준, 발주와 함께 챙길 서류를 정리했어요.

식자재 발주 방법 5가지

방법	장점	단점
전화	빠르고 바로 확인할 수 있어 급할 때 좋아요	발주 내용을 따로 남기지 않으면 누락·착오가 생기기 쉬워요
팩스	발주서가 문서로 남아요	기기와 회선이 필요하고 전송 확인이 번거로워요
온라인몰·발주 플랫폼	주문 기록이 남고, 서비스에 따라 가격과 재고를 바로 볼 수 있어요	배송비·수수료를 따져 봐야 하고, 거래처가 플랫폼에 없으면 쓸 수 없어요
이메일·메신저	품목과 수량을 글로 남기기 쉬워요	상대가 확인했는지 따로 챙겨야 해요
재고 연동 자동 발주	재고가 기준 아래로 내려가면 발주를 돕고 실수가 줄어요	시스템을 들이고 기준을 정하는 데 시간과 비용이 들고, 시스템 오류로 발주가 빠질 수 있어 확인이 필요해요

우리 식당에 맞는 방법 고르기

• 품목과 수량이 매일 비슷하다면 정기 발주나 온라인 발주로 기록을 남기세요.
• 메뉴가 자주 바뀌거나 급한 주문이 많다면 전화로 주문하되, 같은 내용을 문자나 메신저로 한 번 더 보내 기록을 남기세요.
• 거래처가 여러 곳이라면 품목별로 주 거래처와 대체 거래처를 정해 두면 품절이나 지연에 대비할 수 있어요.

발주할 때 함께 챙길 것

원산지 표시와 거래명세서 보관

음식점 같은 식품접객업 영업소 중 법에서 정한 곳은 법에서 정한 농수산물이나 그 가공품을 조리해 판매·제공(배달 포함)하거나, 그렇게 판매·제공할 목적으로 보관·진열할 때 그 농수산물이나 가공품의 원료에 대해 원산지를 표시해야 해요. 쇠고기는 식육의 종류도 표시해요(농수산물의 원산지 표시 등에 관한 법률 제5조). 이렇게 원산지를 표시해야 하는 곳은 「축산물 위생관리법」이나 「가축 및 축산물 이력관리에 관한 법률」 등 다른 법률에 따라 발급받은 원산지 등이 적힌 영수증이나 거래명세서 등을 매입일부터 6개월간 갖춰 두고 보관해야 해요(같은 법 제8조). 거래처에서 이런 서류를 받으면 매입일별로 모아 두세요.

받을 때 검수

식자재를 받을 때는 발주서와 품목·수량·상태를 맞춰 보고, 다르면 바로 거래처에 알려 기록을 남기세요.

거래 조건도 확인하세요

새 식자재 거래처와 외상이나 월 정산으로 거래를 시작한다면, 결제일과 결제 방법을 미리 정해 두세요. 꾸다체크에서는 사업자등록번호나 상호로 사업자를 검색해 사업자 상태와 다른 사업자들이 남긴 거래 평판을 볼 수 있어요. 그 사업자와의 실제 거래 경험을 바탕으로 평판 1건을 남기면 그 사업자의 신용정보회사 대출·카드 연체정보도 무료로 볼 수 있어요.

거래처 사업자번호로 확인하기

자주 묻는 질문

전화 발주만 해도 괜찮을까요?

급할 때는 편하지만 따로 남기지 않으면 기록이 없어요. 같은 내용을 문자나 메신저로 한 번 더 보내 두면 나중에 확인하기 쉬워요.

거래명세서는 얼마나 보관해야 하나요?

원산지를 표시해야 하는 음식점은 다른 법률에 따라 발급받은 원산지 등이 적힌 영수증이나 거래명세서 등을 매입일부터 6개월간 보관해야 해요. 다른 법에서 정한 보관 기간이 있는지도 함께 확인하세요.

자동 발주 시스템은 언제 들이면 좋을까요?

품목이 많고 매일 반복 주문이 많다면 검토해 볼 만해요. 들이기 전에 재고 기준과 비용을 따져 보세요.

이 글은 참고용 정보예요. 정확한 내용은 해당 기관이나 세무사·변호사 등 전문가에게 확인해 주세요.