[꾸다체크] 식자재 수발주 관리, 주문부터 외상 잔액까지 한 번에 챙기는 법
식자재 수발주를 하다 보면 주문은 전화, 문자, 메신저로 흩어지고, 납품은 매일 나가는데 결제는 월말에 몰려요. 주문 관리와 외상 관리가 따로 놀면 미수금이 쌓여도 늦게 알아차리기 쉬워요. 외상으로 받는 주문이 늘면 외상 잔액도 커질 수 있어서, 둘을 한 흐름으로 보는 것이 중요해요.
수발주 방식을 고를 때 볼 4가지
엑셀이든 전용 프로그램이든, 아래 네 가지가 되는지 보세요.
| 기준 | 왜 중요한가 |
|---|---|
| 주문을 한곳에 모으기 | 전화·문자·메신저로 흩어진 주문을 모아야 누락과 착오가 줄어요 |
| 납품 기록 남기기 | 거래명세서처럼 납품 내역이 남아야 정산할 때 근거가 돼요 |
| 거래처별 외상 잔액 보기 | 주문·납품만 보이고 외상 잔액이 안 보이면 미수금을 늦게 알아요 |
| 기존 장부와 이어지기 | 엑셀 내보내기 등으로 기존 관리 방식과 연결돼야 해요 |
전자세금계산서는 홈택스에서 무료로 발급할 수 있고, 홈택스에서 발급하면 거래처에 이메일이 자동으로 가고 국세청에도 자동 전송돼요. 납품 기록과 세금계산서가 함께 쌓이면 금액을 두고 다툴 때 근거가 돼요.
주문부터 정산까지 운영 루틴
- 주문을 받을 때: 그 거래처의 외상 잔액부터 확인해요. 정해 둔 한도를 넘었다면 결제 후 출고를 원칙으로 해요.
- 일주일에 한 번: 결제일이 지난 거래처를 추려 정산 안내를 보내요. 독촉보다 "정산 안내"처럼 사실 위주로 보내면 돼요.
- 한 달에 한 번: 외상 잔액이 큰 거래처부터 사업자 상태(휴·폐업)와 대출·카드 연체 여부를 다시 확인해요. 거래처 알림에 등록하지 않은 거래처도 빠뜨리지 마세요.
- 결제가 늦어질 때: 결제 주기를 줄이거나 선결제로 바꾸는 것을 검토해요.
신규 거래처를 받을 때 확인할 것
- 사업자등록번호와 대표자 연락처를 받아 둬요.
- 국세청 홈택스 사업자등록상태조회로 계속·휴업·폐업 상태를 확인해요. 세무서에서 처리가 끝난 변경사항만 반영되고, 증빙으로서 법적 효력은 없어요.
- 처음 1~2개월은 외상 한도를 작게, 결제 주기를 짧게 두고 결제 습관을 봐요.
- 결제일, 결제 방법, 늦어졌을 때의 조치를 문서나 문자로 합의해 둬요.
꾸다체크에서는 사업자등록번호로 사업자 상태와 다른 사업자들이 남긴 거래 평판을 볼 수 있고, 그 사업자와의 실제 거래 경험을 바탕으로 평판 1건을 남기면 신용정보회사의 대출·카드 연체정보도 무료로 볼 수 있어요. 거래처가 많다면 홈택스에서 받은 매출처별 세금계산서 합계표(.xls)를 올려 거래처 알림에 등록해 두세요. 등록한 거래처에 연체·폐업 같은 변동이 생기면 카카오 알림톡으로 알려 줘요.
밀린 외상값은 시효도 챙기세요
식자재처럼 상인이 판매한 상품의 대가는 3년간 행사하지 않으면 소멸시효가 끝나요(민법 제163조 제6호). 민법이 정한 시효중단 사유는 청구, 압류·가압류·가처분, 승인이에요(민법 제168조). 지급을 요구하는 독촉(최고)은 6개월 안에 소송 같은 재판상 청구나 가압류 등을 하지 않으면 시효중단 효력이 없어요(민법 제174조). 거래처의 답이 승인에 해당하는지는 내용에 따라 다르니, 오래된 외상값이 있다면 시효부터 전문가에게 확인하세요.
자주 묻는 질문
엑셀로 관리해도 되나요?
돼요. 다만 주문, 납품, 입금, 외상 잔액이 한 파일에서 이어져 보이도록 정리해야 해요. 주문만 적고 잔액을 따로 계산하면 놓치기 쉬워요.
외상 한도는 어떻게 정하나요?
정해진 기준은 없어요. 거래 기간, 결제 기록, 주문 규모를 보고 거래처마다 정하고, 결제가 안정적이면 조금씩 늘리는 방법이 있어요.
정산 안내는 어떻게 보내야 하나요?
남은 금액, 해당 기간, 입금 계좌, 결제 예정일을 짧게 적어 보내면 돼요. 감정적인 표현은 빼고 사실 위주로 쓰세요.
이 글은 참고용 정보예요. 정확한 내용은 해당 기관이나 세무사·변호사 등 전문가에게 확인해 주세요.