NEW[꾸다체크] 납품확인서 작성법, 수령자 서명과 사업자 정보는 이렇게 받아 두세요
납품확인서는 물건이나 서비스를 받았다는 확인을 받아 두는 서류예요. 납품할 때 확인서에 어떤 칸을 받아 두면 좋은지, 서명을 못 받을 때는 무엇을 남겨 두면 좋은지 순서대로 정리했어요.
첫 거래라면 납품 전에 꾸다체크에서 사업자번호로 상대 사업자를 먼저 확인하세요.
거래명세서·납품서·납품확인서는 이렇게 구분해요
회사마다 서류 이름과 양식이 달라요. 보통은 다음처럼 나눠 쓰는 곳이 많아요.
- 거래명세서: 거래한 품목, 수량, 금액을 정리한 서류로 쓰는 곳이 많아요.
- 납품서: 물건을 보낼 때 함께 보내는 서류로 쓰는 곳이 많아요. 받는 쪽 수령 서명 칸이 있는 양식도 있어요.
- 납품확인서: 받는 쪽이 물건을 받았다고 확인하는 서류로 쓰는 곳이 많아요. 검수가 끝난 뒤 받는 경우도 있어요.
거래처가 요구하는 서류 이름과 양식을 먼저 확인하고, 거래처가 요구하는 양식과 확인 항목을 따르세요.
납품확인서에 받아 두면 좋은 칸
- 납품일자
- 품목과 수량
- 수령자 이름과 서명
- 거래처 상호
- 거래처 사업자등록번호
- 발주번호나 계약 내용을 알아볼 수 있는 정보
상호와 사업자번호는 계약서나 세금계산서에 적힌 것과 같은지 대조해 두면 좋아요. 서명한 사람이 그 회사 사람인지 알 수 있도록 소속과 직책도 함께 적어 두면 좋아요.
납품 전에 상대 사업자를 확인해요
첫 거래라면 납품 전에 거래처 사업자번호로 꾸다체크에서 국세청 기준 상태(계속·휴업·폐업), 과세유형, 폐업일, 상호를 무료로 확인하세요. 확인서에 적을 상호가 계약 상대와 맞는지도 이때 대조할 수 있어요. 홈택스에서도 상태·과세유형을 볼 수 있어요.
서명을 못 받을 때 남길 기록
서명을 바로 받지 못하는 경우도 있어요. 그럴 때는 납품 사실이 남도록 기록을 모아 두면 좋아요.
- 납품일, 품목, 수량을 적어 문자나 메신저로 보내 두고 답을 받아 두면 좋아요.
- 납품한 물건과 놓은 장소를 사진으로 남겨 두면 좋아요.
- 택배나 배송 기록을 보관해 두면 좋아요.
이런 기록이 분쟁이 생겼을 때 사실을 설명하는 데 도움이 될 수 있어요.
하도급 거래라면
하도급 거래라면 발주하는 쪽(원사업자)이 납품을 받을 때 수령증명서를 수급사업자에게 발급해야 해요(하도급법). 내 거래가 하도급 거래인지 헷갈리면 거래처에 먼저 물어보세요.
대금이 밀릴 때는 이렇게 해요
납품확인서와 거래 기록을 모아 두고 거래처에 먼저 대금 지급을 요청하세요. 거래처 정보가 더 필요하면 꾸다체크의 유료 신용 조회로 신용정보회사 자료를 바탕으로 한 연체 정보 등을 볼 수 있어요. 거래 평판은 등록된 일부 사업자에만 있어요. 평판을 남길 때는 직접 겪은 사실만 적고, 추측이나 비방은 피하세요. 사실이어도 상대 업체나 개인정보를 불필요하게 드러내지 않는 게 좋아요.
납품 전 상대 사업자를 확인하려면 꾸다체크에서 사업자번호로 조회해 상태와 폐업일부터 보세요.
자주 묻는 것
납품서와 납품확인서는 같은 서류인가요? 같은 뜻으로 쓰는 회사도 있고 다르게 쓰는 회사도 있어요. 회사가 쓰는 이름과 양식을 먼저 확인하세요.
납품확인서에 사업자번호도 받아야 하나요? 받아 두면 좋아요. 확인서의 상호와 사업자번호가 계약 상대와 같은지 대조할 수 있고, 나중에 거래처를 다시 확인할 때도 도움이 돼요.
서명을 안 해 주면 어떻게 하나요? 납품일, 품목, 수량을 적은 문자나 메신저, 납품 사진, 배송 기록을 남겨 두면 좋아요.
상대 사업자가 폐업했는지 어떻게 확인하나요? 거래처 사업자번호로 꾸다체크에서 상태와 폐업일을 무료로 확인할 수 있어요.
이 글은 참고용 정보예요. 정확한 내용은 해당 기관이나 세무사·변호사 등 전문가에게 확인해 주세요.