[꾸다체크] 정육점 외상 장부만으로는 부족한 이유, 함께 남겨야 할 증빙 정리
정육점 외상 장부는 단골 식당, 마트, 급식소와 거래하면서 매달 외상을 적고 말일에 정산하는 오래된 방식이에요. 장부는 꼭 필요하지만, 장부만으로는 미수금을 막기 어려워요. 장부가 알려 주지 않는 것과, 장부와 함께 남겨 두면 좋은 기록을 정리했어요.
외상 장부만으로 부족한 이유
| 장부가 알려 주는 것 | 장부가 알려 주지 않는 것 |
|---|---|
| 언제 얼마를 납품했는지 | 거래처가 휴·폐업했는지, 대출·카드 연체가 있는지 |
| 받을 돈이 얼마 남았는지 | 거래처가 그 금액을 인정하는지 |
| 정산이 밀린 기록 | 회수가 어려워질 때 쓸 수 있는 절차 |
내가 적은 장부는 내 기록이에요. 거래처가 금액을 다투면, 상대가 확인한 기록이 함께 있어야 납품 사실과 금액을 보여 주기 쉬워져요.
장부와 함께 남길 것
- 거래명세서와 받는 쪽 확인: 납품할 때 날짜, 품목, 금액이 적힌 거래명세서에 받는 쪽 서명 같은 확인을 받아 두세요.
- 전자세금계산서: 홈택스에서 무료로 발급할 수 있고, 홈택스에서 발급하면 거래처에 이메일이 자동으로 가고 국세청에도 자동 전송돼요. 발급 기록이 남아서 외상 거래를 확인하는 자료가 돼요.
- 결제 약속 기록: "다음 주에 드릴게요" 같은 약속은 문자로 받아 두세요. 전화로 약속했다면 통화 뒤에 내용을 문자로 정리해 보내 두세요.
- 잔액 확인: 정기적으로 남은 금액을 문자로 안내하고, 거래처가 그 금액을 인정하는 답을 받아 두세요. 이런 답이 시효를 중단시키는 승인에 해당하는지는 내용에 따라 달라요.
납품 전에 거래처 상태도 확인하세요
장부에는 거래처의 지금 상태가 나오지 않아요. 국세청 홈택스 사업자등록상태조회에서 사업자등록번호로 계속·휴업·폐업 여부를 볼 수 있어요(세무서 처리가 끝난 변경사항만 반영되고, 증빙으로서 법적 효력은 없어요).
꾸다체크에서는 사업자등록번호로 사업자 상태와 다른 사업자들이 남긴 거래 평판을 볼 수 있고, 그 사업자와의 실제 거래 경험을 바탕으로 평판 1건을 남기면 신용정보회사의 대출·카드 연체정보도 무료로 볼 수 있어요. 납품처가 많다면 홈택스에서 받은 매출처별 세금계산서 합계표(.xls)를 거래처 알림에 올려 두세요. 등록한 거래처에 연체·폐업 같은 변동이 생기면 카카오 알림톡으로 알려 줘요.
결제가 밀릴 때 단계별 대응
- 정산일이 지나면 바로 남은 금액과 기한을 문자로 정중하게 안내해요.
- 두 번 이상 밀리면 외상 한도를 줄이고, 결제 뒤 출고로 바꾸는 것을 검토해요.
- 약속이 계속 지켜지지 않으면 내용증명을 보내고, 지급명령이나 소송 같은 절차를 검토해요. 어떤 절차가 맞는지는 대한법률구조공단 전화상담(132)이나 변호사와 상의하세요.
상인이 판매한 상품의 대가는 3년간 행사하지 않으면 소멸시효가 끝나요(민법 제163조 제6호). 시효는 소송 같은 청구, 압류·가압류·가처분, 채무자의 승인으로 중단돼요(민법 제168조). 문자 독촉(최고)만 하고 6개월 안에 소송이나 가압류 같은 절차를 하지 않으면 시효중단 효력이 없어요(민법 제174조).
자주 묻는 질문
오래 거래한 단골이면 장부만으로 충분하지 않나요?
오래 거래했다고 상황이 바뀌지 않는 것은 아니에요. 다툼이 생길 때를 대비해 거래명세서 확인과 세금계산서 같은 기록을 함께 남기세요.
전화로 한 결제 약속도 증거가 되나요?
말로 한 약속은 나중에 확인하기 어려워요. 통화 뒤에 약속 내용을 문자로 정리해 보내고 답을 받아 두면 기록이 남아요.
장부에 적힌 미수금이 오래됐으면 어떻게 하나요?
마지막 납품일과 입금일을 정리하고, 시효가 얼마나 남았는지부터 전문가에게 확인하세요.
이 글은 참고용 정보예요. 정확한 내용은 해당 기관이나 세무사·변호사 등 전문가에게 확인해 주세요.